IT導入補助金を申請すると、時々「実地調査」というプロセスが発生することがあります。
しかし、実地調査はすべての企業に必ず行われるわけではなく、ランダムに選ばれた企業にのみ行われます。そのため、実地調査があるかどうかは、事前にはわかりません。
ただ、実地調査の連絡が来ても、焦らなくて大丈夫です。しっかりと準備をしておけば、スムーズに対応できます。ここでは、実地調査の基本的な流れと、必要な準備について、わかりやすくご説明します。
1. 実地調査の連絡が来たらどうすればいい？
実地調査が行われる場合は、事務局から電話やメールで事前に連絡が来ます。「実地調査」と聞くと、少し不安に感じるかもしれませんが、落ち着いて対応すれば大丈夫です。この連絡が来たら、まずは調査の日程を調整します。だいたい、連絡が来てから1ヶ月以内に調査の日を決めることが多いです。
この時、事務局の担当者は、比較的融通をきかせてくれますので、こちらの都合に合わせて日程を決めやすいです。
たとえば、「この週は厳しいので、翌週でお願いできますか？」といった要望にも対応してくれます。まずは自社のスケジュールに合わせ、安心して日程を決めましょう。
2. 実地調査でチェックされるポイント
実地調査では、いくつかの重要なポイントがチェックされます。まず、ITツールが本当に導入されているか、そしてそれが適切に利用されているかどうかが確認されます。具体的には、以下のような書類や情報が必要です：
- 契約書、見積書、請求書、納品書
- ITツールを活用している様子（ログインができるか）
- ITベンダーとのやり取りの記録（メールやLINEの履歴など）
これらの書類や記録がしっかり整っていれば、調査はスムーズに進みます。
特に、ITツールが実際に稼働していることが確認できるかどうかが重要です。以前、不正な業者が高額なツールを販売して使わないケースもあったため、この点は厳しくチェックされることがあります。
3. ITベンダーとのやり取りの証拠を残しておこう
調査では、ITベンダーとどのようにやり取りをしていたか、その過程も確認されます。
具体的には、導入のプロセスや、問題があった際のやり取りがどうだったかが重視されます。メールやLINEなどの履歴は、証拠として役立ちますので、こまめに記録を残しておくと良いでしょう。
これらの証拠がきちんと整っていれば、実地調査も短時間で終わることが多いです。
4. 実地調査の所要時間はどのくらい？
実地調査の時間は、調査員や企業の状況によって異なりますが、通常は15分から1時間程度で終わります。
これまでの経験では、1時間以上かかるケースはほとんどありません。ですので、しっかりと書類や証拠を準備しておけば、調査もスムーズに進み、時間がかかることは少ないです。
5. 調査後の流れ：補助金が確定するまで
調査が無事に終了した後は、ほとんどの場合、調査員がその場で「問題がないかどうか」を教えてくれます。特に問題がなければ、その場で確認が完了し、補助金が正式に認められるプロセスに移行します。
その後、国に対して補助金の請求を行い、手続きが完了すれば補助金が支給されます。補助金が企業の口座に振り込まれるまでの流れも、基本的にはスムーズに進むことが多いです。
まとめ：実地調査はしっかり準備すれば安心
IT導入補助金の実地調査は、すべての企業に行われるわけではなく、ランダムに選ばれるものです。
そのため、事前に過度に不安になる必要はありません。しかし、もし実地調査が来た場合でも、しっかりと準備をしておけば特に問題なく対応できます。
契約書や見積書、ITツールの稼働状況を証明する資料、そしてITベンダーとのやり取りの記録をきちんと整理しておくことが重要です。
これらを整えておけば、調査が短時間で終わり、補助金の確定までのプロセスもスムーズに進むでしょう。焦らずにしっかりと準備を整えて、安心して実地調査に臨んでください。
ゼロ補助では、IT導入の登録ベンダーです。申請、実績報告、実地調査も数多くサポートをしてきましたので補助金助成金にご興味ある方はご連絡ください。